Gegenseitig voneinander lernen: So läuft die Handball360-Pilotphase

Clemente Sierra ist ein viel gefragter Mann in der Geschäftsstelle des Deutschen Handballbundes. Der Gesellschafter der spanischen Firma Toools ist auf Deutschland-Besuch, denn die Pilotphase des neuen Verbandsmanagementsystems mit dem Arbeitstitel Handball360 hat Anfang März begonnen. Toools setzt diese einheitliche Software für Handball-Deutschland um, da will Sierra ganz nah dran sein. Während des Gesprächs kommen mehrfach DHB-Mitarbeiter in den Raum. Detailfragen hier, Abstimmung dort. Es wird gewerkelt am neuen bundesweiten Handball-Tool. 

„Wir haben die vergangenen Monate intensiv daran gearbeitet, das System an die Anforderungen des deutschen Handballs anzupassen“, sagt Sierra. „Jetzt wird das System getestet. In dieser Phase mit den Leuten hier vor Ort zusammenzuarbeiten ist sehr wichtig.“ Sierra geht es nicht nur darum, näher am Kunden sein, sondern vor allem auch darum, die verschiedenen Rollen, Aufgaben und Anforderungen der Leute zu verstehen, die mit dem Tool arbeiten.

Die Projektgruppen befinden sich beim Thema Handball360 „in der entscheidenden Phase für die Produktentwicklung“, sagt Dr. Klaus Berding, Vorstand Finanzen und Recht, und Matthias Lahr, Leiter Digitales Marketing, ergänzt: „Wir sind im Zeitplan und setzen aktuell drei Meilensteine um: Die erste Phase der Datenmigration ist kurz vor dem Abschluss, die Pilotphase ist angelaufen und wir arbeiten am Frontend für Website und App, also an der Nutzeroberfläche.“

Einheitliche Verbandsmanagementsoftware wird quasi in Echtzeit angepasst

Wie es bei solchen Systemeinführungen meistens so ist: Der eine Schritt ermöglicht den nächsten. „Wir haben die Daten aus den Bestandssystemen in unser System iSquad migriert, damit in der Pilotphase das neue Tool mit echten Daten getestet werden kann“, erklärt Toools-Gesellschafter Sierra. Nun werden alle Funktionalitäten von mehr als 500 Nutzern aus ganz Handball-Deutschland überprüft. Diese Nutzer, die das Tool gemäß ihrer Handball-Funktion überprüfen und testen, werden im Handball360-Prozess Piloten genannt. 

„In dieser Phase muss nicht alles fertig sein oder funktionieren“, sagt Lahr. „Es geht darum, Lücken oder Fehler in den verschiedenen Anwendungsbereichen zu identifizieren.“ Die Firma Toools sammelt Feedback, Meinungen und Auffälligkeiten der Experten für die verschiedenen Bereiche in der Pilotphase ein, „um das System an die Bedürfnisse so anzupassen, dass alle damit komfortabel arbeiten können“, erklärt Sierra. 

Das Besondere an dieser Pilotphase ist: Die Anmerkungen werden quasi in Echtzeit angepasst. „Wenn eine Arbeitsgruppe oder ein Pilot uns meldet, dass etwas nicht passt, dann ändern wir das im System innerhalb von 48 Stunden, damit die Piloten direkt die Änderung sehen und ausprobieren können“, sagt Sierra. Die meisten Basisfunktionen sind bereits jetzt im System, die Zahl der Funktionalitäten wird kontinuierlich gesteigert – die Bedingungen sind optimal, um das Tool auf Herz und Nieren zu prüfen.

Dies liegt unter anderem daran, dass Expertinnen und Experten aus den Handball-Landesverbänden bereits seit Sommer 2025 Anpassungen am bereits bestehenden spanischen System vornehmen und es so auf die Bedarfe des Handballs in Deutschland adaptieren. Auf dem Bundestag im November wurde entschieden, dass die Einführung zum Saisonstart 2026/27 erfolgen soll, am 28. März entscheidet der Bundesrat über diesen Termin final. In sogenannten Demo-Days werden in dieser Phase den Landesverbands-Präsidenten und -Geschäftsführern gezeigt, wie das System in der Praxis funktioniert. 

Handball360: Anbieter und User lernen gegenseitig voneinander

Der Start der Pilotphase ist für die Projektgruppen mit Mitgliedern von DHB und den Landesverbänden ein Meilenstein im Projekt Handball360. „Durch die Ausweitung der Piloten über alle Landesverbände hinweg fangen wir an, Expertenwissen in den Landesverbänden aufzubauen, und machen alle Personen, die organisatorisch im Handball tätig sind, mit dem System vertraut”, sagt Quentin Münch, Manager Handball360 & Spielbetrieb beim DHB.

Die Pilotphase ist in die drei Blöcke Wettbewerbe/Spieltag, Registrierung/Passwesen und Administration eingeteilt. „Wir wissen, dass der deutsche Handball sehr hohe Anforderung hat, Toools geht diesen Weg aber zu 100 Prozent mit und wird uns bei der Digitalisierung von Prozessen noch weiter nach vorne bringen”, sagt Münch.  

In der laufenden Pilotphase lernen Toools und die Piloten gegenseitig voneinander. Durch Online-Kurse, Videos und Einführungen auf einer Schulungsplattform erfahren die Piloten, wie man das Tool iSquad nutzt. Über Rückmeldungen und das Wissen über die verschiedenen Handballaufgaben seitens der Piloten lernt die Firma Toools immer mehr, wie Handball-Deutschland auch im kleinsten Detail funktioniert.

Egal, ob Wettkämpfe, Ergebnisse, Statistiken, Lizenzen, Administration oder Service für Vereine, Mannschaften oder Spieler: „Wir bauen das Wissen der Piloten in das System ein, damit alle Funktionalitäten ideal abgedeckt werden“, so Sierra. „Der DHB hat von Anfang an als großes Ziel formuliert, dass sich alle Personen aus allen Landesverbänden in dem System zurechtfinden können müssen.“ 

Verbandsmanagementtool: Vereine können schon jetzt mit Datenbereinigung starten

Dass dabei im Zuge der Systemumstellung vor der kommenden Saison manches auch mal ruckeln wird und nicht alles auf Anhieb funktionieren wird, liegt in der Natur der Sache. „Natürlich wird das ein anstrengender Sommer für alle, die mit der Systemumstellung zu tun haben”, sagt Dr. Klaus Berding. „An dieser Stelle möchte ich mich auch für die Zusammenarbeit mir den Bestandssystemen bedanken, die uns im Übergang unterstützen und jahrelang verlässliche Partner für die Landesverbände waren.” Mit einer bundesweit einheitlichen Verbandssoftware will Handball-Deutschland jetzt aber den nächsten Schritt gehen.

Und eines können die Vereine zu einer möglichst reibungslosen Umstellung schon jetzt beitragen: „Wenn die Klubs in der aktuellen Phase beginnen, die Daten ihrer Mitglieder zu bereinigen, dann läuft die Zeit der Umstellung vor dem Saisonstart entspannter”, erklärt Matthias Lahr. Dabei gehe es um Fotos der Handballerinnen und Handballer oder korrekte Mailadressen. Ein zentraler Punkt der Umstellung wird das Thema Handball-ID. Denn alle Nutzer, egal welche Funktion sie ausüben, müssen sich vor dem Saisonstart einmal neu registrieren beziehungsweise ihre Bestandsdaten abgleichen. Dieser Prozess ist an sich kein großer Aufwand für den einzelnen, auf die Vereine kommt aber Arbeit zu, an alle ihre Handballer diesen kleinen, aber notwendigen Schritt zu kommunizieren.

Der DHB und die Landesverbände werden diesen Prozess massiv unterstützen. Denn bei all dem Mehrwert, den das neue Verbandsmanagementtool für die Digitalisierung des deutschen Handballs bringen wird, geht es auch darum, dass ganz Handball-Deutschland damit ein gutes Gefühl bekommt. Die Zusammenarbeit zwischen Toools und dem DHB mit seinen Landesverbänden gibt auch Sierra ein gutes Gefühl. „Wir sind sehr stolz, für den DHB zu arbeiten“, sagt er. „Ihr seid die Nummer eins im Handball. Von euch für diese Aufgabe ausgewählt zu werden, war einer der besten Momente meiner Karriere.“